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ag平台网址档案管理规定(试行)

发布者: [发表时间]:2019-03-10 [来源]: [浏览次数]:

  总则

第一条  为规范ag平台网址档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《广西壮族自治区档案管理条例》等规定,结合学校实际,制定本规定。

第二条  规定所称的档案,是指ag平台网址从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的,对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校建设中重要的基础性工作,也是衡量学校办学质量和管理水平的一个重要标志。学校应当加强领导和管理,将其纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

第四条  学校档案工作实行统一领导,集中管理,保证档案机构、人员编制、档案用房、设施和经费的落实,保障档案安全,保守国家秘密。

第二章 机构设置、人员配备和职责

第五条  学校设置档案馆,挂靠校长办公室,业务上受自治区教育厅、自治区档案局和柳州市档案局引导、监督与检查。学校附属单位档案管理工作业务上受档案馆引导。

学校党务和校务管理机构,纪检监察机构、工会、共青团,教学教辅科研机构及直属机构等立卷单位必须加强对档案工作的领导,确定1名领导分管本单位的档案工作,并至少配备1名专(兼)职档案员负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作,业务上接受档案馆的监督、引导和检查。

第六条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构,其基本职责如下:

(一)贯彻实行国家关于档案工作的政策法规,规划全校档案工作。

(二)建立健全各项规章制度,并负责监督、引导和检查实行情况。

(三)负责收集、征集、整理、保管、鉴定、统计、销毁学校各类档案及有关资料。

(四)开展档案的开放和利用工作。

(五)负责编制检索工具,开展档案编研工作,开发档案信息资源。

(六)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

(七)科学管理档案,严格实行保密制度,确保档案安全,做好档案保护工作,最大限度地延长档案使用寿命。

(八)建立健全学校档案工作网络,组织开展学校专(兼)职档案工作人员的业务培训。

(九)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的学问教育功能。

(十)组织开展参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

(十一)完成学校及上级部门交办的其他工作。

第七条 学校各单位专(兼)职档案工作人员的基本职责:

(一)贯彻落实国家有关档案工作的法令、政策和学校有关规定,制定本单位档案工作计划。

(二)做好本单位文件材料的收集工作,坚持平时预立卷。

(三)将需要归档的文件材料按要求整理组卷、装订、编排页号,并将相应的信息录入档案管理系统。经本单位分管档案工作领导审核签字后,拟制移交清单,按时向档案馆移交。

(四)做好存放在本单位的文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用等工作。

 条件保障

第八条  根据《普通高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)第36条规定,档案馆所需经费应列入学校预算,保证档案工作的需求。

第九条  根据《普通高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)第38条规定,学校为档案管理现代化、档案信息化提供经费和人员支撑,以加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校智慧校园建设同步进行。

第十条  学校为档案馆提供专用的、符合《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房。库房中应配备具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第四章 档案管理

第十一条  学校实行立卷单位归档制度。档案工作要按照《高等学校档案工作规范》做到“三纳入”、“四同步”,即把档案工作纳入各单位工作计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第十二条  学校实行纸质文件和电子文件归档的“双轨制”。文件材料的归档范围如下:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群单位的工作计划、总结;上级部门与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级部门与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(〔87〕教办字016号)的相关规定实行。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)实行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)实行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理国外或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)实行。

归档的文件材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十三条  学校档案材料归档时间:

(一)按自然年度归档的文件材料应于次年6月底以前归档。

(二)按教学年度归档的文件材料原则上应于教学年度末归档。

(三)科研类档案应当在项目完成后2个月内归档,基建类档案应当在项目完成并通过鉴定验收后3个月内归档。

(四)财会档案应在会计年度结束后,由计划财务处或二级独立核算单位保管1年,期满之后编制案卷目录,于次年6月底前向档案馆移交。

第十四条  个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十五条  档案馆对接收的档案应当及时进行整理、分类、编号和排架,并编制各种检索工具,以便于利用。

第十六条  档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患。

第十七条  档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案,应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第十八条  档案鉴定及销毁工作由档案馆负责组织,会同有关单位组成档案鉴定小组,将保管期限已满、已失去保存价值的档案编制销毁清册,上报主管(分管)档案工作校领导审批后,方可实施销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十九条  档案馆定期对馆内有关档案数据进行统计,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十条  档案馆应逐步实行档案的规范化、标准化、现代化管理。推行档案管理系统,加快对馆藏档案的数字化进程,提高开发利用档案信息资源的能力。

第五章 档案的利用与公布

第二十一条  档案馆应积极、主动地开展档案利用工作,制定档案查(借)阅制度。按照《中华人民共和国档案法》的规定,向全校以至社会开放属于开放范围的档案。对于涉及学校重大利益的档案,以及其他虽开放时间已到但仍不宜开放的档案,经学校批准,可以延期向全校和社会开放。 

第二十二条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。
  境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第二十三条  利用学校开放档案的单位或个人应遵循学校档案查(借)阅管理的有关规定,未经档案馆或原档案材料形成单位同意,不得擅自公布档案。

第二十四条  学校档案如有下列情况之一不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的;

(五)学校重要会议记录;

(六)其他不宜公布的。

第二十五条  查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆负责人批准。涉及专利或技术秘密的,应当经档案形成单位或本人同意。需要利用的档案涉及国家秘密或工作秘密,应当经学校党委保密委员会批准。

第二十六条  对于重要的、珍贵的档案资料,一般不提供原件。如特殊需要,须经档案馆负责人同意。加盖档案馆公章、复制件章的复制件,与原件具有同等效力。

第二十七条  档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,提供检索工具、查阅室和复制设备。 

第六章 考核、奖励与处罚

第二十八条  学校建立档案工作年度考核制度,并纳入单位和个人年终考核范围。考核单位以立卷单位为对象,个人考核以专(兼)职档案人员为对象。对在档案工作中做出突出成绩的领导和专(兼)职档案人员,给予表彰。

第二十九条  根据《中华人民共和国档案法》的有关条款,有下列情形之一,应依法受到行政处分或追究刑事责任:

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

 

第七章  附则

第三十条  学校附属单位的档案管理,由附属单位根据实际情况,参照本规定及上级有关规定自行制定实施细则。

第三十一条  本规定自下文之日起施行,由档案馆负责说明

 

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